Muchos pequeños empresarios se plantean «cuales son los pasos para franquiciar mi negocio«, y es que la franquicia es un sistema generalizado para el crecimiento empresarial. Pero ni todos los negocios son franquiciables ni todos los empresarios están preparados para franquiciar un negocio, al menos sin el asesoramiento de profesionales.

La franquicia ofrece a muchas empresas la oportunidad de expandirse de forma rápida y sin necesidad de acometer la inversión que supondría expandirse en solitario. A cambio de que parte de la inversión sea soportada por los nuevos franquiciados que se sumen a la red, el franquiciador asume que su futura rentabilidad también será compartida con cada uno de ellos.

Si tienes un negocio y estás planteándote franquiciarlo tendrás que pasar por una serie de etapas inevitables si deseas que tu paso por el sistema de la franquicia sea sostenible.

¿Es realmente franquiciable tu negocio? 

Lo primero de todo es plantearte si realmente tu negocio es un negocio de éxito y el porque del mismo. ¿Qué elementos diferenciadores tiene tu empresa? Ya sea un producto o servicio, un modelo de gestión o una marca muy reconocible, para poder franquiciar de una forma sostenible tienes que ofrecer algo especial al mercado y además que ese algo especial sea fácilmente exportable a otras zonas y llevado adelante de la mano de otras personas.

En ocasiones nos encontramos con negocios de verdadero éxito pero cuyas ventajas competitivas están ligadas a características no exportables y generalmente sucede cuando dependen de las habilidades personales o las características de una zona geográfica determinada.

Por otro lado franquiciar supone poner en manos de un tercero tu marca, esa que tanto has mimado y que supone una referencia para tus clientes, esto supone un riesgo que solo se puede minimizar realizando una correcta selección de los candidatos a tu franquicia, ves quedándote con la expresión «Perfil de franquiciado«.

¿Sabes lo que supone franquiciar? No solo crecimiento, también nuevas responsabilidades ¿estás dispuesto a asumirlas?

Franquiciar tu negocio no es algo sencillo, hasta ahora lo has gestionado bien pero la gestión de una cadena de franquicias es muy diferente a la gestión de un pequeño negocio y va a requirir de nuevos recursos tanto de estructura, como económicos o de aptitudes personales.

Los contratos de franquicia que firmarás con tus nuevos franquiciados no solo implicarán derechos para ti sino también una serie de obligaciones que deberás cumplir si deseas no tener conflictos posteriores. Tendrás que ofrecer un completo asesoramiento que permita a los franquiciados sacar adelante su negocio que como decíamos antes también es el tuyo.

Manualización y estandarización del negocio

Como franquiciador deberás aportar a tus franquiciados un modelo de gestión de tu negocio que tiene que estar comprimido en unos manuales operativos en los que queden reflejados los procesos de la empresa. Se debe tratar de estandarizar el funcionamiento del negocio de modo que se consiga una homogeneidad que perciban los clientes y todos los agentes que rodean a la cadena.

Es necesario que transmitas en el manual toda la experiencia que has recabado a lo largo de los años de actividad que te han hecho tener éxito con tu negocio.

Plan de negocio, zonas de exclusividad, paquete de franquicia,..

Debes definir tu oferta de valor al franquiciado así como ofrecerle información financiera que le permita hacerle una idea de «las tripas» del negocio. El plan de negocio debe ser realista y adaptado a unas condiciones de mercado actuales, el franquiciado tiene que ser consciente de la estructura de costes del negocio que va a gestionar además de hacer una estimación del activo circulante con el que comenzará el negocio para superar los primeros meses de actividad.

Generalmente el franquiciador cede al franquiciado una zona de exclusividad en la que solo el puede explotar el negocio por ello una correcta distribución de las mismas es vital para el buen funcionamiento del mismo. Se debe estudiar cuales son las zonas óptimas para la sostenibilidad del negocio tanto por sus condiciones como por su densidad de población o cualquier otra variables que pudiera incluir.

Por otro lado definir el paquete de franquicia, es decir, la oferta de valor al franquiciado o lo que el franquiciado va a recibir por el hecho de pagar el canon de entrada y adherirse a la red de franquicias. Ya hablamos de este tema esta misma semana en «¿Qué es el canon de entrada de franquicia?».

¿Cual es tu estrategia? 

Si franquicias tu negocio, la visión empresarial va a cambiar así como los objetivos y la forma de alcanzarlos. La estrategia será fundamental y deberás decidir que tipo de cadena quieres ser, cuales son las zonas en las que deseas expandirte, como y que asesoramiento prestarás a tus asociados, cuales serán las estrategias comerciales que desarrollará tu red de asociados,.. ¿Qué quieres conseguir franquiciando tu negocio? ¿Cómo piensas conseguirlo?

Documentación jurídica

Para franquiciar tu negocio también es importante que estés bien preparado a nivel jurídico, hay una serie de procesos y documentos con los que te va a tocar familiarizarte. Quizá el elemento más importante es el contrato de franquicia que marca las reglas del juego entre franquiciador y franquiciado pero también debes tener en cuenta otros como el Documento de información precontractual (DIP) que obligatoriamente por ley tendrás que enviar a tus futuros franquiciados con una antelación mínima de 20 días a la firma del contrato definitivo.

Como puedes comprobar franquiciar tu negocio es un proceso complejo y tomar la decisión de hacerlo requiere que tengas en cuenta estos pasos que te hemos explicado y algunos más que no hemos podido incluir por espacio. Para realizar este proceso puedes contar con ayuda de consultoras de franquicias o abogados especializados que aunque puede suponer a priori un coste extra te pueden evitar problemas futuros y te van ayudar a crear una cadena de franquicias sostenible.

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Una parte importante por entender en las empresas que han decidido franquiciar mi negocio, es la transformación del rol gerencial. 

Si antes era el dueño de una zapatería y estaba de cara al público, cuidando la caja registradora, buscando mejores proveedores, nuevos modelos, generando acciones de marketing y otras, ahora pasa a «vender intangibles» como lo son su saber hacer y expertise en la actividad. 

Una analogía que me gusta es pensar que cuando las empresas están en crecimiento, el dueño es como todo el cuerpo humano: cabeza, corazón, piernas y brazos. Al basar su expansión mediante la inversión de nuevas personas (franquiciados), es como si adquiriera muchos brazos y piernas, que harán el trabajo operativo. Pero el trabajo del corazón y la cabeza no se delega. El corazón, primero, porque la cultura empresarial, los valores, el orgullo de la historia, la imagen, el concepto deben seguir latiendo al unísono en cada uno de los nuevos puntos de venta a cargo de terceros que no nacieron con la empresa. Y la cabeza, porque el dueño, sigue siendo el estratega, el que piensa en nuevos productos, ir a otros mercados nacionales o extranjeros, en diseñar las campañas de mercadeo y todo lo que fortalezca el concepto de negocio, que beneficie a toda la cadena y promueva la expansión.

Para una franquiciador cada nuevo punto de venta es como concebir, parir y educar un hijo; a veces cuesta saber si se es una madre sobreprotectora o una despreocupada, con cada nueva persona que invierte y se va sumando a la gran familia de la marca.

Una causa de fracaso del proceso de consolidación de la franquicia se da cuando no se logra determinar ese equilibrio entre el excesivo paternalismo o la indiferencia. Pensar que por haber vendido la franquicia y abierto el punto de venta, todo el manejo está a cargo del franquiciado -pues para eso se le dieron los manuales- es un error grave sobre todo si el inversionista es un sastre que adquirió un restaurante. 

Una de las ventajas de la franquicia es que no se requiere experiencia previa en el tipo de actividad productiva, porque precisamente parte del pago se da para tener acceso al saber hacer. Por otra parte, estar demasiado pendiente de la nueva empresa, puede crear una dependencia inadecuada que impida el crecimiento de la nueva persona a cargo del negocio.

Cuándo intervenir 

El manual del franquiciador debe establecer claramente el tipo y frecuencia de las intervenciones de la unidad operadora de franquicias, así como las variables sobre las cuales emitir informes periódicos y cursos de acción a seguir ante situaciones previsibles y comunes de los novatos. Un ejemplo: si al comparar el desempeño financiero del nuevo punto de venta con los estándares experimentados en la obtención del punto de equilibrio y márgenes de rentabilidad, el novato no lo está logrando, hay que acompañarle en el análisis de causas y diseño rápido de un plan de marketing para su locación.

Recapitulando, las principales funciones del gerente de franquicias consisten en consolidar y expandir una marca, asegurando la conquista de nuevos territorios. Para ello debe fortalecer la red de franquiciados, asesorándolos en obtener resultados financieros satisfactorios y que provoquen la entrada de nuevos inversionistas. Hablamos entonces de una persona estratega, líder y tutora.

Como principales herramientas de trabajo están los elementos tecnológicos y un excelente especialista en finanzas, de manera que se cuente con un sistema de información gerencial que provea información certera para el análisis y toma de decisiones oportunas.

Para asignar la plaza de gerente de franquicias, no basta con fijarse en los requisitos académicos y años de experiencia. Lo más importante son sus cualidades, entre ellas: empatía, excelente comunicación verbal y escrita, relaciones interpersonales de impacto positivo, enfocado al logro de objetivos conservando la calidad humana, creatividad, proactividad, carisma para contagiar energía y entusiasmo, perseverancia, pragmatismo, capacidad para optimizar recursos, responsabilidad y asertividad en la toma de decisiones.

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Convertir un negocio en franquicia es una decisión muy interesante para expandir un negocio, para lo que es imprescindible seguir unos pasos legales y obligatorios que te permitan ceder los derechos de explotación de tus productos o servicios, explica a infocif Irene Moscardó, directora de la consultora de franquicias Shop explosion.

La documentación legal necesaria para transformar una empresa en franquicia está recogida en elReal Decreto 201/2010, por el que se regula el ejercicio de la actividad comercial y la comunicación de datos al Registro de Franquiciadores.

Patenta tu marca

El primer paso que hay que seguir es registrar la marca en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM), siendo posible hacerlo vía online. Esto te costará 140€ por la primera actividad, mientras que la segunda es gratuita.

Al mismo tiempo, recuerdan desde Shop explosion, es necesario acreditar la propiedad de la empresa en el mismo gabinete, condición imprescindible para darte de alta en el Registro de Franquiciadores y poder ceder tus derechos a un tercero. En el caso de los Master Franquiciados, que es el franquiciado habitual, al que se suma el derecho de poder subcontratar el negocio a otros, deben presentar el contrato de cesión de la marca.

Registro de Franquiciadores

Realizadas estas acciones, el empresario debe crear primero su identidad como franquiciador, inscribiéndose en el Registro de Franquiciadores, a cuya página podrán acudir los futuros franquiciados para consultar cualquier dato de la empresa. De acuerdo con la legislación europea y la normativa española, es obligatorio estar dado de alta en este organismo para poder franquiciar mi negocio.

Para que una empresa sea aceptada, debe presentar, junto a la solicitud oficial, la documentación que acredite que está preparada y lista para contratar franquiciados, señala Irene Moscardó.

La documentación a entregar en el Registro de Franquiciadores es la siguiente:

1-Certificado de marca y adecuación (registro en como franquiciador).

2-Documentación de Información Contractual: indicar la identidad como franquiciador, nombre, razón social, CIF, domicilio de la empresa y escrituras de la sociedad.

3-Contrato de franquicia con las condiciones esenciales del mismo como el canon de entrada, el royalty, causa que pondrán fin al mismo, la relación franquiciador y franquiciado, así como la duración, entre otras cuestiones. Precontrato y acuerdos.

4-Exigencias económicas de la franquicia.

5- Folleto de presentación en el que se especifiquen las exigencias legales.

6- Solicitud de Alta en el Registro de Franquiciadores.

7- Manual de Identidad corporativa: rótulos, decoración, presentación del producto o servicio, etc.

8-Manual operativo: Cómo funciona el negocio día a día.

Presentanda esta documentación, podemos solicitar el Alta en el Registro de Franquiciadores, por vía telemática a través de comercio.gob.es, o bien en las sedes regionales del Ministerio de Industria, señala Irene Moscardó.

En el caso de que no sea necesario subsanar ninguna deficiencia, en menos de dos meses el interesado aparecerá en la página oficial del Ministerio, pudiendo comenzar a franquiciar su empresa.

Código Deontológico de la Franquicia Europea

Con el objetivo de garantizar a los futuros franquiciados el “buen hacer” de una empresa, es recomendable, aconseja Irene Moscardó, aunque no obligatorio, adherirse al Código Deontológico de la Franquicia Europea.

Este organismo extenderá un documento que acreditará que la empresa franquiciadora cumple con los requisitos óptimos mínimos para ceder su marca. Se trata de una declaración de principios en la que se muestra que se trabajará de forma correcta con el nuevo socio. Este certificado puede entregarse junto a la documentación necesaria para darse de alta en el Registro de Franquiciadores.

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El Desarrollo de un proyecto de Franquicias consiste en la preparación que debe realizar una empresa para franquiciar un negocio de modo formal y profesional, para estandarizar todos los procesos que deberán ser replicados por un tercero.

Este proceso debe realizarse de forma consciente y con involucramiento directo de todas las áreas que estarán vinculadas a futuro con las Franquicias.

Las ventajas que presenta el trabajo de desarrollo para una empresa son múltiples: estandarización de procesos productivos, organización dentro del ámbito de trabajo, mejora de todos los procesos que intervienen en la empresa, tanto internos (logística, proveedores, supervisión, recursos humanos, etc.), como los que tienen contacto directo con el cliente, en las cuales se desatacan los procesos de elaboración de productos, prestación de servicio, entre otros. Los principales frutos de este trabajo se observan cuando se implementa dicha estandarización puertas adentro, es decir, en las sucursales propias.

Otorgar una franquicia requiere la preparación adecuada para recorrer un proceso complejo como lo es la vinculación legal entre ambas partes y el traslado del know-how (Saber hacer) de una empresa. 

La principal ventaja para el Franquiciado es que se estará incorporando a un sistema con pautas y lineamientos claros y estudiados, para la mejor gestión de su futuro negocio. 

Realizar el desarrollo, previo a lanzar el sistema de franquicias, es fundamental si consideramos las dificultades que deben afrontar las empresas que quieran estandarizar sus procesos luego de haber otorgado franquicias. Existen numerosos casos de negocios, cuyo atractivo concepto generó interes en empresarios dispuestos a invertir en la réplica del mismo, para lo cual la empresa se vio tentada a otorgar franquicias de forma desordenada y sin la preparación adecuada con los problemas que esto conlleva. 

El resultado de esto es que la réplica del concepto, nunca termina siendo homogénea a la idea inicial, sumando una cantidad de dificultades que el franquiciado y el franquiciador deberán afrontar por la falta de preparación para asistir al franquiciado y la falta de lineamientos claros para el manejo del negocio, lo cual implicará un trabajo extra de negociación, convencimiento, y capacitación, ya que el franquiciado que inició sin pautas determinadas, puede que sea reticente a cambios.

Toda empresa que tenga la intención de franquiciar un negocio, tarde o temprano, necesariamente deberá realizar un proceso de desarrollo, que además de brindarle numerosas ventajas, le dará un marco de competitividad en un mercado cada vez más demandante.

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Si llevas años en el mercado, el éxito es parte importante de tu negocio y tienes más de dos locales que funcionan hace tres años, tenemos una buena noticia para ti: tu negocio está listo para ser franquiciado.

Cuando tus clientes empiezan a preguntar dónde hay más locales de tu negocio y otros empresarios se acercan con el afán de asociarse o comprar tu idea para trasladarla a otro lugar, piensa en la posibilidad de franquiciar tu negocio.

Para franquiciar mi negocio, tengo que tener la certeza de que puedo enseñar y transmitir hasta el más mínimo detalle de mi negocio a otras personas que decidan aportar en tu empresa. Lo más importante es que tenga la voluntad necesaria para transmitir ese Know-how a otros emprendedores e inversores.

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